Schritt 1
Abholung und Vorbereitung
Nachdem wir die Unterlagen bei Ihnen abgeholt haben, werden sie scangerecht aufbereitet, d.h. gesichtet, sortiert und von Klammern entfernt.
Auf Wunsch scannen wir Ihre Unterlagen auch direkt bei Ihnen durch unseren Außer-Haus-Service
Schritt 2
Scannen
Mittels unserer Hochgeschwindigkeitsscanner werden die Unterlagen gescannt und erfasst. Für Planzeichnungen bis DIN-A0+ stehen Endlos-Großformatscanner zur Verfügung.
Schritt 3
Datenerfassung und -format
Wir erstellen auf Ihren Wunsch hin jedes Ausgabeformat für Ihr individuelles Dokumenten-Management-System. Standardformate sind u.a. TIFF und PDF/A. Die Bezeichnung der Dateien werden von den Ordnern nach Ihren Wünschen übernommen. Weitere Einteilungen in den Ordnern wie z.B. A-Z Inhaltsverzeichnisse bleiben auch digital 1:1 erhalten.
Schritt 4
Texterkennung (OCR) und Volltextsuche
Jede digitalisierte Seite bzw. jeder Aktenordner wird auf Wunsch mit einer Texterkennung (OCR) versehen, so dass Sie über jeden Begriff wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Aktenordnertitel oder jedem anderen beliebigen Begriff die benötigte Seite ganz einfach und schnell finden können. Auf Wunsch werden zusätzlich Lesezeichen zum vereinfachten Suchen gesetzt.
Schritt 5
Datenträger
Wir verwenden u. a. speziell beschichtete DVD- und Blu-ray Datenträger, bei denen eine Lebensdauer von über 100 Jahren garantiert wird. Alternativ zum Datenaustausch bieten wir auch externe Festplatten, USB-Speichersticks und Datenfernzugriff via FTP/VPN und Cloud Computing an.
Schritt 6
Vernichtung oder physische Einlagerung der Originaldokumente
Auf Wunsch werden die Akten nach §5 Bundesdatenschutzgesetz von uns vernichtet. Alternativ bieten wir Ihnen nach der Digitalisierung auch die physische Einlagerung der Originalakten an.
