Datenschutz / Datensicherheit / Rechtskonformität und Datenintegrität

Aus rechtlichen Gründen müssen Akten und Unterlagen mehrere Jahre aufbewahrt werden (siehe Aufbewahrungsfristen). Die Vorteile liegen bei einer Digitalisierung dieser Unterlagen klar auf der Hand:
Schnelle Verfügbarkeit, einfaches Suchen und Finden und Datenschutz und -sicherheit in höchster Qualität.
Strengste Auflagen in Bezug auf die Datenschutzbestimmungen haben daher bei uns oberste Priorität. Dies gewährleistet Mikrofilm Bunde in höchstem Maße durch vielfältigste Maßnahmen, die kontinuierlich auf dem neusten Stand gehalten und perfektioniert werden:

Ihre Daten sind bei uns in sicheren Händen.
Dafür verbürgen wir uns mit unserem guten Namen!

Unsere Datenschutzmaßnahmen im Einzelnen:

Datenschutz für den gesamten Ablauf der Digitalisierung:

  • Alle Abläufe, die für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen maßgeblich sind, unterliegen strengsten datenschutzrechtlichen Richtlinien – vom Transport über Lagerung und Digitalisierung bis hin zur abschließenden Entsorgung nach BDSG.

Mitarbeiterschulungen und Stillschweigeverpflichtung:

  • Alle Mitarbeiter durchlaufen ständig aktualisierte Schulungen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit. Sie sind über Ihren Arbeitsvertrag zum Stillschweigen aller erlangten Informationen im Allgemeinen sowie in Bezug auf alle personenbezogenen Daten nach § 5 BDSG im Besonderen, verpflichtet.

Strikte Auftragstrennung:

  • Bei der Verarbeitung von Unterlagen und Daten unterschiedlicher Auftraggeber erfolgt die Verarbeitung stets getrennt, um keine Vermischungen untereinander zu riskieren.

Gesicherter Transport der Unterlagen:

  • Der Transport erfolgt durch geschulte Mitarbeiter mittels unserer firmeneigenen Flotte, bei denen Fahrerhaus und Ladefläche getrennt sind, so dass Ihre Unterlagen in einem in sich geschlossenen Behältnis datenschutzkonform transportiert werden.

Firmensicherheit Mikrofilm Bunde:

  • Unser Firmengebäude ist mittels Einbruchs-, Leitungswasser- und Brandmelder mehrfach gesichert. Eine Aufschaltung zu einer Sicherheitsfirma mit Polizeibenachrichtigung gewährt die erforderliche hohe Sicherheit Ihrer Unterlagen und ist insoweit für uns eine Selbstverständlichkeit. Das Firmengelände sowie unser Gebäudekomplex sind rund herum mit modernsten Videoüberwachungssystemen ausgestattet, die eine Überwachung rund um die Uhr gewährleisten.

Bestellung Datenschutzbeauftragter:

  • Es erfolgt eine kontinuierliche Überwachung und Beratung zum Thema Datenschutz und Datensicherheit durch unseren externen Datenschutzbeauftragten. In regelmäßigen Meetings werden alle Bereiche des Datenschutzes ausführlich erörtert, um permanente Verbesserungen in diesem Segment herbeizuführen und unseren Standard aufrechtzuhalten und weiter auszubauen.

Rechtskonformität und Datenintegrität des digitalen Pendants:

  • Die Unveränderbarkeit des digitalen Dokuments gewährleisten wir den Richtlinien der GOBD entsprechend durch das Abspeichern im Dateiformat PDF/A – einer sicheren Sonderform des allseits benutzten PDF – Formats. Ein im PDF/A Format gespeichertes Dokument ist nachträglich nicht mehr zu verändern und dient daher als „must-have“ für sensible Daten der Langzeitarchivierung. Eine PDF / A Datei hat einen eigenen ISO Standard, der garantiert, dass die gespeicherten Informationen auch in Zukunft gelesen werden können.

Qualitätspolitik nach DIN EN ISO 9001

  • Wir, die Firma Mikrofilm Bunde, sind ISO zertifiziert und erfüllen die hohen Normen und Maßstäbe des Qualitätsmanagements. Das heißt für Sie:
    Höchste Qualität – Prozessorientierter Ablauf

Und zu guter Letzt:
Die Datensicherheit unserer IT- Abteilung

  • Digitalisierung in sicherer EDV-Umgebung
  • Tägliche sowie redundante Datensicherungen
  • Von außen zugriffsgeschütztes Firmennetzwerk
  • Sichere Datenübertragung (z.B. via VPN-Verbindung)
  • Prüfung auf Virenfreiheit vor der Auslieferung Ihrer Daten
  • Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zum Thema Datensicherheit im Bereich der EDV

Ihre Zufriedenheit ist unser Anspruch!

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